La GMAO dans le secteur du Facility Management
Gestion technique du Bâtiments (GTB) & Gestion Technique du Patrimoine (GTP)
La GMAO, le pivot digital du Facility Management
Gestion de patrimoine, Facility Management (FM), Asset management (EAM) : on parle ici de la vie de bâtiments, d’installations, de réseaux, d’équipements techniques… mis au service des personnes (usagers, clients, occupants) qui l’utilisent et sous la responsabilité administrative, sécuritaire ou réglementaire des propriétaires et gestionnaires de biens (Property Manager, Asset Manager, Facility Manager).
Le patrimoine n’est plus un « simple » objet technique. Il est au cœur de processus d’échanges et d’interactions entre de nombreux acteurs humains (services techniques, sous-traitants, occupants…), ou techniques (GTB, supervision…). Dans cette nouvelle réalité digitale, la GMAO est un pilier numérique incontournable rassemblant la vie technique et économique du patrimoine tout au long de son cycle de vie, de la construction jusqu’à sa démolition. Aujourd’hui, sans elle, impossible de disposer des connaissances afin d’anticiper, simuler ou optimiser sa durée de vie et sa performance énergétique.
Concrètement « D’un côté il y a les occupants d’un bâtiment. De l’autre, ceux qui l’exploitent et le maintiennent, à l’écoute des premiers. On est entré depuis quelques années dans la « servicisation » du patrimoine avec comme objectif le confort des occupants au travail. La GMAO ou GEM (Gestion de Maintenance et d’Exploitation), comme outil du patrimoine, est un atout indispensable à cette transformation » résume Laurent Truscello, responsable marketing produit pour le facility management chez CARL Berger-Levrault. En effet, tout part de l’utilisateur du bien, de sa qualité de vie dans son environnement. Pour lui, l’accès à la solution de GMAO est simplifié, direct, pratique et mobile.
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La GMAO au cœur du pilotage de l’exploitation des bâtiments et de la satisfaction des occupants
Que le locataire, le salarié ou le client signale une panne ou un dysfonctionnement et aussitôt, la GMAO entre en piste. Elle permet de désigner, alerter, briefer, guider les bon acteurs techniques (prestataire sous-traitant ou technicien maintenance), éventuellement les relancer, contrôler leur travail ou signaler un manquement à leur mission. La solution de GMAO assure le dialogue entre le demandeur et l’intervenant technique, elle permet d’évaluer la satisfaction du premier et l’efficacité du second grâce à la traçabilité des actions menées. Elle génère des indicateurs tels que des taux d’efficacité, la répartition curatif/préventif… que les gestionnaires s’attacheront à améliorer ou étudieront pour vérifier le respect des engagements contractuels négociés avec leurs sous-traitants. En somme, la GMAO, c’est l’outil clé du gestionnaire pour s’assurer de la bonne exploitation du bâtiment dont il a la responsabilité, en contrôler tous les process et garantir ainsi, le meilleur service aux occupants.
Enfin, la gamme de services proposés s’est élargie. Aux demandes de dépannage s’ajoutent les demandes de déménagement, les demandes de travaux, les travaux en lien avec la performance énergétique… Parfois la mise à disposition d’un portail dédié basé sur la GMAO permet de partager l’ensemble des informations utiles sur le site : horaires d’ouvertures, menu de la cantine, service de conciergerie… Avec la GMAO, le gestionnaire couvre l’ensemble des besoins liés à l’exploitation et à l’occupation d’un bâtiment.
Piloter avec la GMAO, afin d’augmenter la durabilité et la performance des équipements
L’Asset Manager et le Property Manager disposent d’un inventaire centralisé de son patrimoine et d’un carnet de santé de celui-ci à tous les échelons (sites, bâtiment, locaux, terrains, équipements techniques…). Disposer de son système propre leur permet une indépendance vis-à-vis des prestataires et une continuité dans l’analyse de leurs performances en cas de changement dans le temps.
Parce que rien n’est éternel, le patrimoine et ses équipements se dégradent dans le temps. La connaissance du patrimoine identifié dans la GMAO est un prérequis à partir duquel on associe les règles de programmation des gros travaux ou de rénovation. En ajoutant les données des plans préventifs (changer les filtres tous les 2 ans, contrôler les extincteurs tous les ans…) et l’état de santé des équipements en temps réel, la solution regroupe les données nécessaires à la prise de décision et favorise les bons choix.
Le Property Manager et l’Asset Manager peuvent ainsi prendre les bonnes options sur la suite à donner à leur patrimoine et investir en connaissance de cause. Une climatisation qui sur-consomme, un type d’équipement défaillant pourront être remplacés plutôt que maintenus. Inversement les équipements performants pourront être prolongés et l’activité de maintenance pourra être adaptée aux conditions réelles. L’aspect financier et budgétaire est au cœur de l’outil GMAO, c’est assurément un facteur clé dans les politiques mises en œuvre. Une fois les stratégies confirmées, elles seront appliquées par les équipes maintenance ou les prestataires. L’ensemble de ces chantiers, ou projets, sont planifiés dans la GMAO pour être suivis. En conséquence, la traçabilité technique et économique est complète dans le référentiel patrimonial.
Revues de Presse : Mettre en place une GMAO pour une meilleure gestion technique des bâtiments.
La GMAO, facilite la compréhension du patrimoine
La vision du patrimoine, des réseaux ou des infrastructures sur une carte, sorte de Google Maps, simplifie sa compréhension et apporte un contexte géographique lié à l’activité de maintenance. Les plans apportent, eux, la dimension indoor des bâtiments. Les GMAO patrimoniales modernes intègrent donc cette dimension cartographique multi-échelle, pour aider les mainteneurs dans la compréhension des systèmes à gérer, et pour éclairer les décisions des Property Manager afin de mieux approcher le patrimoine dont ils ont la charge. L’apport des plans est également utile pour dérouler les processus liés au Space management (gestion des espaces), tels que suivis des déménagements, gestion des surfaces et usages, gestion des occupants…, qui enrichissent la palette des solutions logicielles.
L‘arrivée des maquettes BIM, comme Building Information Model, apporte à la GMAO non seulement les données nécessaires pour initialiser les arborescences des équipements à partir desquelles vont se dérouler les processus de maintenance, mais aussi la compréhension des réseaux (électrique, VMC, …) grâce à leur reconstitution en 3D. Pour les infrastructures, ou réseaux linaires on parle de CIM, pour City Information Model. L’ancrage les maquettes BIM sur un territoire favorise la compréhension d’un système complexe dans son environnement.
Le BIM et le CIM deviennent un standard dans les fonctionnalités proposées par les solutions de GMAO et de Facility Management. Ainsi, la promesse de passer du As Built (tel que construit) au As Maintained (tel que maintenu) devient possible. Le BIM de Construction trouve ainsi une continuité numérique vers le BIM d’exploitation et maintenance. Pour le patrimoine déjà existant, les scans Lidar ou autres modélisations permettent de reconstituer les données afin d’aboutir à ce jumeau numérique graphique du patrimoine.
La GMAO, une plateforme interconnectée, ouverte et multi-sources
Quand il s’agit de gestion de patrimoine, la GMAO est nécessairement connectée à quantité de sources et de systèmes. Ces systèmes sont internes, comme des GTB (Gestion Technique du Bâtiment), des supervisions ou encore des hyperviseurs (ex : BOS = Building Operating System). Ainsi en temps réel, les alarmes, compteurs conditionnent l’activité de maintenance ou renseignent sur l’état de santé des installations pour agir au bon moment. La GMAO peut également s’associer avec des portails pour partager une expérience plus large des services d’un bâtiment (ex : conciergerie, restauration, gestion des badges d’entrée sur le site…).
Les systèmes peuvent également être externes au SI de l’entreprise. Pour éviter les saisies inutiles et surtout pour garantir la fiabilité des données des remontées de diagnostics réglementaires, l’ensemble des rapports de contrôles peuvent être synchronisés depuis les plateformes des organismes de contrôle. Les interventions nécessaires à la levée des non-conformités sont générées automatiquement. La connaissance de l’état réglementaire lié à la sécurité des personnes d’un établissement ou d’une infrastructure est aujourd’hui incontournable. En effet, les propriétaires sont judiciairement de plus en plus exposés en cas de non-respect. Cette traçabilité incombe donc à l’ensemble des acteurs qui sont contractuellement liés à la maintenance du patrimoine.
La GMAO s’ouvre également aux outils de FMeurs afin de faciliter la collecte les comptes rendus d’interventions lorsqu’ils sont réalisés via les outils du sous-traitant. L’important étant de centraliser dans la GMAO les informations quelle qu’en soit la source.
La GMAO devient la plateforme de données qui unifie les informations du patrimoine tout au long du cycle de vie de celui-ci (de la construction jusqu’à la réforme). Elle est également ouverte pour partager, de manière sécurisée, les données de vie du patrimoine à un ensemble de systèmes. Ainsi, il est possible de partager la disponibilité d’une salle de réunion en tenant compte des indisponibilités pour maintenance, d’exposer les demandes en cours ou interventions effectuées, de partager les activités sur des tableaux de bord via des logiciels de BI (Business Intelligence)…
« CARL Touch, c’est l’outil indispensable, plébiscité par nos techniciens terrain pour garantir la rapidité, l’efficacité des interventions et le maintien en conditions optimales de nos parcs d’équipements »
Benoît Lepointe – Head of Maintenance Engineering du Groupe Alstef
GMAO, Asset Management et Space management
Une excellente GMAO vous offre plus que de la maintenance, elle sait répondre aux attentes de gestion des actifs (EAM en terme anglosaxon). Elle propose des fonctionnalités d’inventaire qui permettent de savoir où est passée l’imprimante du bureau F115 : grâce à des étiquettes fixes comportant code barre et QR code, on flashe les équipements, désormais traçables. Les dispositifs de visualisation facilitent le déplacement ou l’arrivée des personnels : on sait si tel bureau est occupé, s’il est configuré pour accueillir un troisième bureau, quel équipement y fait défaut. Plusieurs fonctionnalités du Space Management sont disponibles.
La solution de GMAO permet aussi de gérer des processus patrimoniaux tels que les baux, les parcelles, les surfaces… et même de suivre le quittancement pour savoir si un locataire fait défaut. Elle offre aussi la possibilité d’administrer d’autres équipements au sein d’un même : une flotte de véhicules, les espaces verts, le parc informatique du gestionnaire.
GMAO, performance énergétique du patrimoine et des équipements
La hausse des prix de l’énergie et ses conséquences sur la gestion immobilière ont logiquement amené les gestionnaires d’actifs à interroger la GMAO sur le suivi des consommations et l’optimisation des systèmes de chauffage, de climatisation ou d’éclairage. La connexion des compteurs d’eau ou d’électricité permet de générer des alertes si les consommations augmentent de façon inhabituelle. L’approche globale du système peut amener à choisir justement l’occasion d’une fuite pour régler ou moderniser le dispositif de chauffage. La GMAO peut collecter les données directement depuis les outils de performance énergétique (tel que BL.Predict), ou également proposer des connecteurs directs avec les fournisseurs d’énergie (ex : comme ENEDIS ou GRDF en France).
L’approche plateforme permet d’avoir une vue macroscopique des bâtiments ou infrastructures énergivores et des comparatifs en m2 pour des bâtiments en fonction de leurs usages. De plus, grâce à la connaissance technique des équipements, et aux outils modernes de monitoring basés sur des objets connectés, il est aisé de faire du sous-comptage. L’ensemble des données collectées offrent les leviers afin d’améliorer plus finement la performance énergétique des équipements. Dans certains pays des mesures de performance sont imposées. En France par exemple, les décrets BACS et TERTIAIRE imposent des résultats qui obligent les gestionnaires à s’outiller pour démontrer leurs progrès.
L’état énergétique du patrimoine ne suffit pas, il faut être en capacité de proposer des plans d’actions pour aller plus loin dans la sobriété, le tout en garantissant que la consommation des équipements ne se détériore pas dans le temps. La GMAO est donc un pilier dans l’accompagnement à la transition écologique notamment des installations existantes.
En synthèse, dans une dynamique de Responsabilité Sociale et Environnementale (RSE), la maintenance se voit confier de garantir que les équipements fonctionneront « au plus juste », tant sur le plan de l’efficacité que sur celui de la consommation d’énergie.
Les bénéfices clés apportés par la GMAO au Facility Management et à la gestion technique des bâtiments :
- Améliorer la satisfaction des usagers et occupants.
- Centraliser la connaissance du patrimoine.
- Diminuer les coûts de maintenance et des contrats.
- Augmenter la durée de vie et la disponibilité des équipements.
- Optimiser la performance énergétique des installations.
- Assurer la sécurité et le bien être des occupants.
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